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GECINA - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 22 AVRIL 2021, NOUVELLES MODALITES DE PARTICIPATION DU FAIT DE LA TENUE A HUIS CLOS

·12 min de lecture

Regulatory News :

Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 et compte tenu des restrictions en vigueur1, l’Assemblée Générale de Gecina (Paris:GFC) se tiendra exceptionnellement à huis clos2, hors la présence physique des actionnaires. L’Assemblée Générale qui se tiendra au siège social de la société, sera diffusée en direct et dans son intégralité sur le site internet de la Société : www.gecina.fr. Cette diffusion sera ensuite disponible, sur ce même site, en différé.

Les nouvelles modalités de participation et de vote à l’Assemblée Générale seront détaillées dans les documents de convocation qui seront communiqués aux actionnaires au plus tard le 7 avril 2021.

L’ordre du jour et les résolutions demeurent inchangés et ont été publiés dans l’avis de réunion paru au BALO n°28 du 5 mars 2021.

L’attention des actionnaires est attirée sur le fait que, dans la mesure où il n’est pas possible de se réunir physiquement, aucune carte d’admission ne sera délivrée. Les actionnaires sont invités, préalablement à l’Assemblée Générale, à voter à distance (par voie postale ou par voie électronique via la plateforme de vote sécurisée VOTACCESS) ou à donner pouvoir au Président de l’Assemblée Générale ou à un tiers. Les actionnaires sont également encouragés à privilégier la transmission de toutes leurs demandes et documents par voie électronique à l’adresse titres&bourse@gecina.fr.

L’Assemblée Générale se tenant à huis clos, aucune résolution nouvelle ni projet d’amendement ne pourront être inscrits à l’ordre du jour en séance.

Toutefois, Gecina étudie actuellement différentes possibilités pour permettre à ses actionnaires de soumettre, en séance, des questions au bureau de l’Assemblée. Les éventuelles modalités retenues seront précisées dans les documents de convocation et sur le site internet de la Société : www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales.

Vous êtes par ailleurs invités à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l’Assemblée Générale sur le site Internet de la Société : www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales, qui pourrait être mise à jour pour préciser les modalités définitives de participation à cette Assemblée Générale, en fonction des impératifs sanitaires et/ou légaux ou de leur levée.

***

Vote par correspondance ou par procuration

  • Vote par correspondance

Pour les actionnaires au nominatif : La Société adressera directement à tous les actionnaires au nominatif les formulaires de vote par correspondance

Pour les actionnaires au porteur : l’actionnaire au porteur devra demander à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres, un formulaire de vote par correspondance. Ledit formulaire de vote devra être accompagné d’une attestation de participation délivrée par l’intermédiaire financier. Le formulaire de vote sera également disponible sur le site Internet de la Société www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales.

Dans les deux cas, les votes par correspondance ne seront pris en compte que si les formulaires dûment remplis et signés parviennent au siège social de Gecina situé à l’adresse mentionnée ci-dessus, à une date qui ne peut être antérieure de plus de trois jours à la date de l’Assemblée, soit au plus tard le lundi 19 avril 2021.

  • Vote par procuration

Les actionnaires souhaitant être représentés devront :

Pour les actionnaires au nominatif : renvoyer à la Société selon les modalités décrites ci-dessous, le formulaire de vote par procuration qui leur sera adressé avec la convocation.

Pour les actionnaires au porteur : demander à l’intermédiaire habilité qui assure la gestion de leur compte titres, un formulaire de vote par procuration. Ce formulaire de vote par procuration sera également disponible sur le site internet de la société www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales.

Conformément aux dispositions de l’article R.22-10-24 du Code de commerce, la notification de la désignation et de la révocation d’un mandataire peut être effectuée par voie électronique, selon les modalités suivantes :

L’actionnaire enverra en pièce jointe d’un e-mail à l’adresse titres&bourse@gecina.fr une copie numérisée du formulaire signé de vote par procuration précisant ses nom, prénom, adresse et son identifiant nominatif ou joindre l’attestation de participation pour les actionnaires au porteur, ainsi que les nom et prénom du mandataire désigné ou révoqué. Les copies numérisées de formulaires de vote par procuration non signées ne seront pas prises en compte.

Seules les notifications de désignation ou révocation de mandats pourront être adressées à l’adresse électronique susvisée.

Afin que les désignations ou révocations de mandat par voie électronique puissent être prises en compte, les notifications devront être réceptionnées au plus tard la veille de l’Assemblée, soit le mercredi 21 avril 2021, à 15 heures, heure de Paris.

Les formulaires de procuration sous forme papier, dûment remplis et signés, doivent parvenir au siège social de Gecina à l’adresse mentionnée ci-dessus au plus tard le 21 avril 2021. Dans le contexte sanitaire actuel, nous vous encourageons à privilégier le courrier électronique comme mode de communication.

La révocation de son mandataire par un actionnaire devra être faite dans les mêmes formes que la nomination, par écrit ou par voie électronique selon le cas. Le formulaire devra préciser la mention « Changement de mandataire » et être parvenu à la Société au plus tard le mercredi 21 avril 2021, à 15 heures, heure de Paris. Dans le contexte sanitaire actuel, nous vous encourageons à privilégier le courrier électronique comme mode de communication.

L’actionnaire ayant déjà exprimé son vote par correspondance ou envoyé un pouvoir ne pourra plus choisir un autre mode de participation à l’Assemblée.

Le mandat donné pour l’Assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.

Participation à l’Assemblée en utilisant Internet – plateforme VOTACCESS

Pour favoriser la participation à l’Assemblée, les actionnaires ont également la possibilité de transmettre leurs instructions de vote, désigner ou révoquer un mandataire, par Internet, préalablement à l’Assemblée sur la plateforme VOTACCESS dans les conditions décrites ci-après :

Les titulaires d’actions au nominatif pur ou au nominatif administré qui souhaitent voter, désigner ou révoquer un mandataire devront pour accéder au site dédié de l’Assemblée, se connecter au site OLIS-Actionnaire dont l’adresse est : https://www.nomi.olisnet.com en utilisant l’identifiant de connexion Internet rappelé sur le formulaire de vote. Une fois sur la page d’accueil du site, ils devront cliquer sur « Première connexion » puis suivre les instructions données à l’écran pour générer un mot de passe. Une fois connectés, ils devront cliquer sur le module « Vote par Internet » et seront redirigés sur la plateforme sécurisée VOTACCESS.

Les titulaires d’actions au porteur devront se renseigner auprès de leur établissement teneur de compte pour savoir s’il est connecté ou non au site Votaccess et, le cas échéant, si cet accès est soumis à des conditions d’utilisation particulières.

Si l’établissement teneur de compte de l’actionnaire au porteur est connecté au site Votaccess, l’actionnaire devra s’identifier sur le portail Internet de son établissement teneur de compte avec ses codes d’accès habituels. Il devra ensuite cliquer sur l’icône qui apparaît sur la ligne correspondant à ses actions Gecina et suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site Votaccess et voter, ou désigner ou révoquer un mandataire.

Le site VOTACCESS sera ouvert du 7 avril 2021 à 10h00, au 21 avril 2021, veille de l’Assemblée à 15h00, heure de Paris.

Il est recommandé aux actionnaires disposant de leurs codes d’accès, de ne pas attendre les derniers jours pour exprimer leur mode de participation à l’Assemblée, afin d’éviter d’éventuels engorgements du site Internet.

Demande d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour

Les actionnaires ou association d’actionnaires représentant une fraction du capital social déterminée conformément aux dispositions légales et réglementaires peuvent requérir l’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour de l’Assemblée ; ces demandes doivent, conformément aux dispositions de l’article R.225-73 II du Code de commerce, parvenir à la Société au plus tard le 25ème jour qui précède la date de l’Assemblée, sans pouvoir être adressées plus de 20 jours après la date de l’avis de réunion, soit au plus tard le 25 mars 2021.

Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour doivent être adressées au siège social de Gecina, Service Titres et Bourse, 16 rue des Capucines, 75084 Paris Cedex 02, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par e-mail, à l’adresse titres&bourse@gecina.fr.

Les demandes devront être accompagnées :

- (i) du point à inscrire à l’ordre du jour, ainsi que sa motivation, ou
- (ii) du texte des projets de résolutions, assorti, le cas échéant, d’un bref exposé des motifs ; et
- (iii) d’une attestation d’inscription en compte justifiant, à la date de la demande, de la possession ou de la représentation de la fraction du capital exigée par la réglementation en vigueur, soit dans les comptes titres nominatifs tenus par la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité.

Lorsque la demande d’inscription du projet de résolution porte sur la présentation d’un candidat au Conseil d’Administration, elle est accompagnée des renseignements prévus à l’article R.225-83 5° du Code de commerce.

Les auteurs de la demande devront transmettre à la Société une nouvelle attestation justifiant de l’enregistrement comptable de leurs titres dans les comptes susvisés au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le 20 avril 2021 à zéro heure, heure de Paris.

La liste des points ajoutés à l’ordre du jour et le texte des projets de résolutions, présentés par des actionnaires, seront publiés sur le site Internet de la Société, www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales conformément à l’article R.22-10-23 du Code de commerce.

Faculté de poser des questions écrites

Tout actionnaire a la faculté de poser des questions écrites au Conseil d’Administration à compter de la publication de l’avis de réunion, soit le 5 mars 2021, jusqu’au deuxième jour ouvré précédant la date de l'Assemblée, soit le 20 avril 2021 inclus.

Ces questions doivent être envoyées, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à Gecina, Président du Conseil d’Administration, 16 rue des Capucines, 75084 Paris Cedex 02, ou à l’adresse électronique suivante : titres&bourse@gecina.fr, et être accompagnées, pour les actionnaires au nominatif, d’une attestation d’inscription en compte et pour les actionnaires au porteur, d’une attestation d’inscription dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire mentionné à l’article L.211-3 du Code monétaire et financier. Dans le contexte sanitaire actuel, nous vous encourageons à privilégier ce dernier mode de communication.

Conformément à la réglementation, une réponse commune pourra être apportée à ces questions dès lors qu’elles ont le même contenu.

Les réponses aux questions écrites pourront être publiées directement sur le site Internet de la Société, à l’adresse suivante : www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales.

Conformément à l’article L.225-108 du Code de commerce, la réponse à une question écrite sera réputée avoir été donnée dès lors qu’elle figurera sur le site Internet de la Société dans une rubrique dédiée aux questions-réponses.

Droit de communication des actionnaires

Tous les documents et informations visés à l'article R.225-73-1 du Code de commerce destinés à être présentés à l’Assemblée Générale ont été mis à la disposition des actionnaires sur le site Internet de la Société à l’adresse suivante : www.gecina.fr, rubrique investisseurs/Assemblées Générales.

Les actionnaires peuvent demander la communication de documents qui ne seraient pas accessibles sur le site Internet de Gecina en adressant une demande par courrier électronique à l’adresse suivante titres&bourse@gecina.fr.

A propos de Gecina

Spécialiste de la centralité et des usages, Gecina exploite des lieux de vie innovants et durables. La société d’investissement immobilier détient, gère et développe le premier patrimoine de bureaux d’Europe, situé à près de 97% en Ile-de-France, un patrimoine d’actifs résidentiels et des résidences pour étudiants, qui représentent plus de 9 000 logements. Ce patrimoine est valorisé à 19,7 milliards d’euros à fin 2020.

Gecina a inscrit l’innovation et l’humain au cœur de sa stratégie pour créer de la valeur et réaliser sa raison d’être : « Faire partager des expériences humaines au cœur de nos lieux de vie durables ». Pour nos 100 000 clients, cette ambition est portée par la marque relationnelle et servicielle YouFirst. Elle est aussi inscrite au cœur d’UtilesEnsemble, son programme d’engagements solidaires pour l’environnement, pour la cité et pour l’humain.

Gecina est une Société d’Investissement Immobilier Cotée (SIIC) sur Euronext Paris et a intégré les indices SBF 120, CAC Next 20, CAC Large 60, Euronext 100. Gecina figure également parmi les sociétés les plus performantes de son secteur dans les classements extra-financiers de référence (GRESB, Sustainalytics, MSCI, ISS-ESG, CDP).

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1 Les rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public mettant en présence de manière simultanée plus de six personnes sont interdits (décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, article 3 III). La tenue d’une assemble de sociétés cotées ne satisfait pas à l’exception selon laquelle les rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel ne font pas l’objet de cette limitation.
2 Conformément à l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 modifiée et au décret n°2020-418 du 10 avril 2020 modifié, dont les dispositions ont été prorogées par le décret n°2021-255 du 9 mars 2021.

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